Cómo elegir el Incoterms adecuado

Para muchos importadores y exportadores, el foco de atención de las negociaciones gira casi por completo en torno al precio de la compraventa internacional. Pero, como hemos visto en otras entradas de este blog, existen muchos otros factores importantes a tener en cuenta. Hoy os hablaremos probablemente del factor más relevante, por su potencial para determinar el éxito o el fracaso de la operación internacional: el Incoterms bajo el cual se gestionará el envío. 

La elección de un Incoterms u otro puede provocar un profundo impacto en la competitividad del envío internacional, ya que:

• El Incoterms escogido afecta al precio de compra de las mercancías, ya que los proveedores ofrecen precios de venta distintos según el Incoterms elegido.
• El Incoterms escogido determina quién tiene mayor control sobre el flete, los tiempos y los costes; lo que implica tener mayor capacidad para evitar retrasos, daños en la mercancía o sobrecostes. 
• En caso de producirse disputas o reclamaciones, los Incoterms suelen ser clave para resolverlos.

Como estos factores son muy importantes tanto para el importador como para el exportador, a continuación os explicamos cuáles son los Incoterms que aconsejamos para cada actor:

EXPORTACIÓN

La clave para exportar es elegir los Incoterms en los que se controle el transporte principal, ya que así también se controlará la seguridad y la competitividad en costes del envío. Estos son:

 

1.    CPT y CIP

• Te permiten controlar los costes del transporte internacional hasta el puerto de destino. Controlando este coste fundamental, puedes:

o    Valorar distintas navieras.

o    Conseguir mejores precios de transporte con tu transitario habitual.

o    Decidir cuáles son los tiempos de tránsito que te convienen más.

• Incoterms poco “arriesgados”, ya que se soporta el riesgo en un trozo muy corto de la cadena de transporte.
• Suelen ser mucho más sencillos de manejar que DAP o DDP, ya que no te comprometen tanto en cuanto a tus obligaciones.

Sobre todo, escoge CPT o CIP si el pago se realizará mediante una carta de crédito. Los Incoterms del grupo C, como CPT y CIP, son las opciones más adecuadas para este tipo de pagos porque el vendedor controla dos de los documentos más importantes requeridos para hacerlos efectivos: el bill of lading y la factura comercial.

Recordemos que la principal diferencia entre los Incoterms CPT y CIP es que, en condiciones CIP, el exportador se hace cargo del seguro y en CPT no. Así que, si te inclinas por este CIP, asegúrate de haber comprobado si la cobertura del seguro es igual o mayor a la requerida en los requerimientos del contrato comercial.

 

2.    CFR, CIF

• Te permiten controlar los costes del transporte internacional hasta el puerto de destino, lo que conlleva las ventajas que hemos mencionado antes. 
• Incoterms un poco más “arriesgados” que los anteriores, pero siguen siendo de riesgo moderado.
• Siguen siendo mucho más sencillos de manejar que DAP o DDP, ya que no te comprometen tanto en cuanto a tus obligaciones.

3.    DPU, DAP y DDP

• Ofrecer DAP suele considerarse la mejor opción de atención al cliente, ya que deberás controlar absolutamente todo lo que pase en el país de destino, lo que, por contra, conlleva más riesgo que los Incoterms mencionados anteriormente.
• DPU, DDP y DAP son Incoterms muy competitivos en costes, ya que también ofrecen control sobre la contratación del transporte.
• En LCL, DAP puede ser más competitivo y menos arriesgado que CPT/CIP, sin embargo, en FCL puede ser menos cómodo y más arriesgado que CPT o CIP.

Uno de los principales errores a la hora de escoger estos Incoterms es comprometerse con DDP o DAP sin haber comprobado que se pueden gestionar las responsabilidades de importación en el país del comprador. Por lo tanto, nuestro consejo es escoger esta opción solo si estas muy acostumbrado a operar en el país de destino.

Si finalmente te inclinas por EXW, FCA, FAS o FOB, te encontrarás con el siguiente escenario:

• Baja responsabilidad, lo cual puede ser preferible en el caso de tener poca experiencia como shipper.
• Falta de control sobre el transporte, con lo que no decides ni la naviera, ni los costes, ni los tiempos asociados a ella.
• Muy probablemente serás menos competitivo en costes.

Recordamos que, con estos Incoterms, los costes de la naviera pueden suponer un cambio significativo en el coste final del transporte. También es posible que el precio final que pagarás a tu proveedor sea superior, ya que seguramente este se cobre, de forma encubierta (o no) el servicio prestado en concepto de gestión de transporte.

La única ventaja para un vendedor es que implica poca responsabilidad, por lo que pueden ser unos Incoterms aparentemente cómodos para un exportador poco experimentado. Cosa que no debería de preocuparte si dejas que un buen transitario, como nosotros, te acompañe en el proceso de exportar. 

Por lo tanto, nosotros no lo aconsejamos.

IMPORTACIÓN

1.    FCA

• Tendrás el control sobre el transporte y, por tanto, sobre los costes, ya que te permitirá controlar la naviera, la ruta, los tiempos y disponer de los precios de tu transitario habitual.
• Conlleva baja responsabilidad y poco “riesgo”, ya que se soporta el riesgo en un trozo relativamente corto de la cadena de transporte después de la llegada de tu mercancía al país de origen.

FCA es el Incoterms favorito de muchos importadores expertos porque permite mantener mayor control sobre el transporte en una importación, sin tener que asumir todas las responsabilidades del envío. 

 

2.    EXW

• Gozaras de control total sobre el transporte 
• Conlleva una elevada responsabilidad, por lo que es un Incoterms “arriesgado”

Nosotros solo aconsejamos el EXW cuando se tiene mucha experiencia importando y se han considerado las implicaciones en el procedimiento de exportación (normativas, procedimiento aduanero, etc.)

 

3.    FAS y FOB

 

• También tendrás el control sobre el transporte, y, por tanto, sobre los costes, ya que te permitirá controlar la naviera, la ruta, los tiempos y disponer de los precios de tu transitario habitual.
• Conlleva menos responsabilidad y “riesgo” que los EXW y FCA, ya que se soporta el riesgo en un trozo muy corto, o ninguno de la cadena de transporte, una vez tu mercancía haya llegado al país de origen.

Conclusión

Como hemos visto, a ambas partes les interesa controlar el transporte principal, dado que se trata de un gasto importante y además permite controlar la naviera, la ruta y los tiempos de tu transporte internacional, por lo que el final de la negociación del Incoterms estará condicionado por la fuerza negociadora de cada una de las partes.

Dicho esto, como norma general, la parte que controla el transporte principal controla más la situación y los costes. Es decir, hacerte responsable del transporte te hace ganar en competitividad.

En resumen, asumiendo el control del transporte:

• Controlas la reserva y, por lo tanto, el precio del flete.
• Consigues al precio habitual de tu transitario de confianza.
• Escoges la naviera y el tiempo de tránsito que más te convenga.
• Conoces desde el principio casi todos los gastos implicados en el proceso.
• Puedes negociar días libres, tanto en origen como en destino, para evitar retrasos y gastos extra inesperados.

Como siempre, en APR estaremos a tu entera disposición para dar solución a tus necesidades tanto de transporte y logística internacionales como en materia aduanera.

Cómo elegir el medio de transporte adecuado para exportar (o importar)

Tras el último post en el que os explicamos como la Unión Europea se prepara para el Brexit, retomamos nuestra guía sobre la exportación;

 

Después de hablar sobre qué se necesita para empezar a exportar y de cómo elegir a nuestro transitario, hoy os desvelamos los aspectos que hay que tener en cuenta para elegir el medio de transporte más adecuado para vuestros envíos.

 

Para elegir entre el transporte por carretera, el ferroviario, el marítimo o el aéreo, hay que ponderar una serie de aspectos. A continuación, os detallamos los que consideramos más importantes:

• Ubicación

La ubicación del destino y el origen de la mercancía es posiblemente el factor más evidente a tener en cuenta, pero no por ello hay que pasarlo por alto. Son muchos los factores a tener en cuenta: la distancia, las condiciones de las infraestructuras, condiciones climáticas, la seguridad, etc. Por este motivo, el único consejo que te podemos dar, es que utilices el sentido común. No te empeñes en cruzar el atlántico en camión, ni en llevar tu mercancía de Murcia a Cartagena en barco o avión…

 

• Coste

Obviamente el transporte de la mercancía tiene un coste y repercute directamente en el margen de la operación. Con operaciones con poco margen es conveniente optar, si se puede, por los medios de transporte más económicos, como el marítimo o el terrestre y evitar el aéreo.

 

• Naturaleza de la mercancía

La naturaleza de la mercadería es también un factor determinante a la hora de elegir el medio de transporte:

• Para las cargas perecederas es importante evaluar el transit-time, ya que no queremos que este nos condicione (ya sea porque la mercancía se estropee o porque se nos reduzca en exceso la vida comercial del producto). Por lo tanto, el transporte aéreo es, normalmente, el que mejor se ajusta a las necesidades de este tipo de productos.

 

• Para cargas pesadas hay que evaluar el factor de estiba (metros cúbicos dividido entre toneladas) el cual nos indica lo que ocupa una tonelada de carga. Según el resultado de este coeficiente, podremos elegir mejor el medio de transporte a utilizar. Si la carga es más voluminosa que pesada (tiene un coeficiente elevado) será más recomendable utilizar el avión como medio de transporte, sin embargo, si la carga es más pesada que voluminosa (coeficiente bajo) consideraremos la opción del barco.  Para situaciones intermedias recomendamos el transporte terrestre. Hay que tener en cuenta que, en ocasiones, el avión no admite cargas demasiado pesadas o voluminosas.

 

• En cuanto al valor de la mercancía, se suele tener en cuenta el coste total por kg. El transporte aéreo es sin duda el más elevado, el marítimo el más bajo y entremedio se encuentra el terrestre. Por lo tanto, para mercancías de poco valor, el transporte marítimo y terrestre suelen ser más convenientes que el aéreo. Sin embargo, para mercancías de alto valor, es posible que el precio del flete no sea un valor determinante.

 

• Urgencia

En muchas ocasiones, puede convertirse en el aspecto más relevante junto con el coste. Cuando esta es alta, ya sea por una exigencia del cliente o porque existen penalizaciones en caso de retrasarse en la entrega, el avión es el medio más conveniente. Salvo que sean distancias relativamente cortas, en cuyo caso, la vía terrestre es la más apropiada. Los medicamentos y los repuestos suelen ser ejemplos de bienes de urgencia habitual.

 

• Riesgos

Tanto a nivel de seguridad como de imprevistos, la estadística muestra que el medio más seguro, de largo, es el transporte aéreo, seguido por el marítimo y finalmente el terrestre. En ese aspecto influirá la adversidad o la tolerancia al riesgo de cada persona y la situación particular del envío.

 

 

Como veis, elegir el tipo de transporte no es tan sencillo como podías pensar a priori, ya que existen muchas variables a tener en cuenta. Por último, os hacemos un resumen de qué tipo de transporte suele ser el más aconsejable para cada tipo de envío, así como sus ventajas:

 

Transporte marítimo

Si tu carga tiene un gran volumen o peso, y/o no tiene una gran urgencia este es el medio de transporte más adecuado. Mercancías como productos agrícolas a granel, minerales, metales y elementos grandes con formas irregulares son los que se transportan mejor por vía marítima. Las principales ventajas de este medio son:

• Ideal para grandes volúmenes.

• Es el más económico por volumen

• Gran cobertura mundial.

Transporte aéreo

 

Si tu mercancía tiene que llegar rápido a su destino el transporte aéreo es el medio por excelencia, especialmente para las industrias tecnológicas, de automoción y productos perecederos, como los alimentos y algunos medicamentos. Las principales ventajas de este medio de transporte son las siguientes:

• Rapidez

• Poca manipulación de la mercancía

• Fiabilidad en la entrega

• Mayor seguridad

Transporte por carretera

Si tu mercancía ha de realizar trayectos cortos y/o necesita flexibilidad en la distribución la carretera es el mejor medio. Deben considerarse restricciones de tamaño, peso y condiciones meteorológicas. Las principales ventajas de este medio de transporte son las siguientes:

• Mayor rentabilidad

• Entregas locales, internacionales y rurales

• Ahorro en embalaje en comparación con otros medios

Transporte ferroviario

Si tu envió es voluminoso y no tiene una gran urgencia este medio es el ideal ya que se transportan al destino en un solo viaje. Sin embargo, hay que considerar que en cada extremo del trayecto ferroviario se necesitará otro medio para completar el envío, generalmente se complementa con transporte por carretera. Las principales ventajas de este medio de transporte son las siguientes:

• Es la manera más eficiente del transporte terrestre.

• Entregas rápidas en distancias largas.

• Gran capacidad

Cómo elegir a tu transitario

En nuestro último post os explicamos qué se necesita para empezar a exportar y la importancia de la figura del transitario en este proceso, en el de hoy hablaremos de cómo escogerlo.

Mover mercancías por el mundo no es una tarea fácil, de hecho, es un trabajo crítico, ya que no solo está en juego una operación en concreto, sino, parte del futuro de tu empresa también. Realizar mal una operación no solo puede generar retrasos, sobrecostes y posibles penalizaciones, sino que también puede repercutir en multas e inspecciones, y eso sin mencionar el coste reputacional que todo eso implica.

Como ves, la elección de tu transitario de confianza es muy importante y va mucho más allá del precio del envío. Tanto si eres una persona que va a realizar una operación internacional por primera vez y no sabe por dónde empezar, como si eres una persona que lleva muchos años en el transporte internacional y tienes una larga cola de comerciales de empresas transitarias esperando a que les atiendas, has de tener en cuenta los siguientes factores:

• Trayectoria y reputación: Como en cualquier ámbito, la confianza es básica, y más si tenemos en cuenta que lo que está en juego es éxito de una operación comercial y por tanto la imagen de tu empresa y posibles consecuencias económicas y fiscales. ¿Pero cómo puedo saber si el candidato que tengo delante es el adecuado? Empieza informándote sobre cuantos años de experiencia tiene detrás, el perfil de los operativos que llevará tu operación y si puedes, averigua su reputación en el sector.

• Solvencia: Es una buena práctica comprobar la solvencia de todos tus proveedores, y los transitarios no debería ser una excepción. Es de vital importancia estar seguro que tu socio va a ser capaz de responder ante cualquier problema y situación. Busca sus últimas Cuentas Anuales presentadas en el registro para saber a quién tienes en frente antes de empezar a trabajar con él.

• Capacidad de asesoramiento: Según el tipo de tu mercancía y las urgencias que tengas, puedes requerir la selección de rutas directas, el tiempo de tránsito más breve, la posibilidad de utilizar la opción más económica, tratamiento especial de tus mercancías, servicios logísticos complementarios… El asesoramiento personalizado es clave, evita empresas que te traten como un número.
  
   

• Atención al cliente: Suele ser habitual que durante un proceso de venta exista un buen nivel de asesoramiento, pero por desgracia una vez eres cliente, muchas veces, el nivel de atención que recibes se reduzca. Esto puede manifestarse de varias formas: demasiados puntos de contacto, o lo que es peor que estos sean aleatorios, tardanza en contestar a tus peticiones o dudas, mal seguimiento de tu envió, falta o tardanza en las notificaciones… Como regla general busca alguien que te valore como cliente.
  
   

• Red internacional: Existen dos modelos (tres si consideramos el mixto): las empresas que tienen oficinas al rededor del mundo y que trabajan en exclusiva entre ellas, y las empresas que trabajan con agentes (otras empresas internacionales asociadas que se encargan del trabajo en su respectivo país). Ninguno de los modelos es mejor que el otro, pero hay varias consideraciones a hacerse. Por un lado, las empresas del primer grupo están más encorsetado ya que si una de sus delegaciones internacionales tiene un estándar de trabajo diferente, no puede cambiarla. Mientras que, por el otro lado, aunque las empresas del segundo grupo tienen mayores alternativas, crear una buena red de agentes es muy difícil y lleva muchos años de trabajo. Indaga en este apartado en las conversaciones con tus candidatos.
  
   

• Aduanas: El despacho de aduanas es uno de los puntos más críticos de la cadena logística internacional. Realizarlo mal puede causar desde sobrecostes por una mala clasificación de la mercancía, a multas, intereses e inspecciones. Por ello es importante elegir un transitario con un buen departamento de aduanas que evite estas situaciones y que defienda tus intereses ante la Aduana desde el respeto más absoluto de la normativa. Por regla general los indicativos principales son dos: el pasado de la empresa (las empresas que antes eran representantes aduaneras puras y que con el tiempo han pasado a realizar el transporte también, suelen ser más rigurosas en este aspecto que las que han hecho la evolución a la inversa) y el precio del despacho, ya nadie que respete como se debe este proceso, realiza despachos por pocas decenas de euros, ni mucho menos los regala. Tener un buen agente de aduanas de tu lado te ahorrará problemas y dinero a medio y largo plazo.
  
   

• Capacidad tecnológica: Esta capacidad marcará la independencia con la que podrás gestionar y seguir tus envíos, además de la fiabilidad del servicio con la automatización de sus procesos internos, por ejemplo. Puedes preguntar a tus candidatos si tienen herramientas para auto-ofertarte, de seguimiento del envío, una buena plataforma para el cliente, y si vas a tener una relación importante con el transitario, la capacidad para integrar sistemas.
  
   

Como puedes ver, son muchos los factores que has de valorar a la hora de elegir a tu transitario de cabecera. Elegir únicamente en base del precio es una decisión que puede salirte cara en términos económicos, fiscales, de imagen y de sobre-esfuerzos innecesarios.

Si has leído hasta aquí, aprovechamos para recordarte que APR es una empresa financieramente muy sólida, con más de 180 años de experiencia en el ámbito aduanero y más de 50 en el de transporte internacional, contamos con una red de agentes de primer nivel en los 5 continentes y basamos nuestra filosofía en la calidad del servicio a nuestros clientes y la innovación tecnológica, sobre todo de procesos. Nuestra experiencia y reputación en el sector nos avalan.

¿Quieres saber más? ¡Contáctanos!

¿Que necesito para empezar a exportar?

Tras mucho análisis y trabajo lo tengo decidido: ¡Voy a exportar! Pero, y ahora, ¿qué?

¿Qué formalidades he de realizar para exportar? ¿Qué medio de transporte utilizo y donde lo contrato? ¿Cómo hago llegar la mercancía a dicho medio de transporte? ¿Como se hace el despacho de aduanas? De acuerdo, pero, y luego, ¿qué?, ¿Quién recoge la mercancía en destino? ¿Quién manipula la mercancía allí? ¿Quién la lleva al cliente? …. ¡Esto desanima a cualquiera!

¡Espera, no te rindas tan pronto!, que para eso estamos las empresas como APR. Los transitarios somos un colectivo capaz de gestionar toda esta complicada cadena para que tú y tu empresa podáis dedicaros a lo que de verdad sabéis hacer.

Ya que no todos los transitarios son iguales, y esta cadena es crucial, no solo para el futuro de tus operaciones internacionales, sino en gran medida también para el futuro de tu empresa, elegir bien a tu transitario es muy importante, pero ese tema ya lo trataremos otro día. Hoy hablaremos de los pasos que necesitas hacer tú, como empresa, para empezar a exportar y para que nosotros podamos ayudarte a cumplir con tus compromisos.

Antes de nada, para que tu empresa pueda empezar a exportar y que nosotros podamos gestionar tu operación, es preciso:

•      Tener un NIF, seguro que, a estas alturas, esto no te pilla por sorpresa,

•      Un número EORI, el cual es muy sencillo de obtener a través de la página web de la Agencia Tributaria con la firma digital de tu empresa, y;

•      Darnos autorización para el despacho aduanero, también a través de la página web de la Agencia Tributaria con la firma digital de tu empresa.

Con estas tres cosas tu empresa ya está lista para realizar cualquier exportación. A partir de ahora, para cada operación, requeriremos la siguiente información:

•      El tipo de mercancía:  principalmente para tomar las precauciones necesarias para gestionar tu envió y para poder clasificar correctamente la mercancía a la hora de hacer el despacho aduanero.

•      El Incoterm pactado: Esto condicionará el alcance de nuestros servicios. Los Incoterms son términos comerciales estándar a nivel global, que ayudan a simplificar las transacciones internacionales ya que en ellas se delimitan las obligaciones de cada parte, la transmisión del riesgo y el reparto del coste de la operación. Esto se decide entre el comprador y el vendedor antes de cerrar cualquier operación internacional, pero siempre recomendamos que seáis vosotros quien negocie y controle el flete de las operaciones, ya que así, podéis obtener mejores condiciones y, sobre todo, tener control sobre el embarque. A modo orientativo y resumido, en la exportación, lo ideal es vender en condiciones CFR/CIF (y a la importación comprar en condiciones FOB/FCA).

•      País de destino, peso bruto y volumen del envió:  Son los factores más determinantes para gestionar el envío y para calcular el coste de tu operación.

Además, a nivel documental se necesita como mínimo:

•      La factura comercial:  Es el documento que acredita la transacción entre el vendedor y comprador. Tiene valor fiscal y contable

•      La lista de contenido o Packing List: Es un documento de control, emitido por el exportador, para detallar todos los bultos, cajas, fondos o paquetes que componen una expedición, así como el peso y contenido de cada uno, identificándolos con un número o referencia. Uno de los objetivos de este documento es facilitar la labor de inspección y reconocimiento de los bultos que comprende el embarque y que figuran en la factura comercial.

Una vez recopilado todo esto, ya estamos listo para gestionar tu exportación, aunque según el tipo de producto o el país de destino de la mercancía se requiere más documentación y/o certificados, como por ejemplo, factura aduanera, factura consular, certificados de origen, certificado SOIVRE, certificado sanitario o veterinario, licencia de exportación, y un largo etcétera. Pero de todo esto ya te informaríamos con la antelación necesaria en las operaciones que se necesitaran.

¡Como ves, con la ayuda de un transitario como APR, el proceso de exportación se simplifica muchísimo y ganas en tranquilidad!